Droomteam voor succesvolle crowdfunding

Het succes van een crowdfundingcampagne rust op een veel sterker fundament dan een 'simpel' slim idee: achter elke succesvolle fondsenwervingscampagne staat een voorbereid, gestructureerd en toegewijd team.

Van strategie tot communicatie, van backer management tot het creëren van content, elk aspect van de campagne moet zorgvuldig en consistent worden verzorgd. Crowdfunding gaat niet alleen over het ophalen van kapitaal: het is een complex proces waarbij je een gemeenschap rond een project moet creëren en relaties moet opbouwen. Het team voor succesvolle crowdfunding is een belangrijk element: er zijn verschillende professionals nodig, elk met specifieke vaardigheden, die synergetisch kunnen werken om een gemeenschappelijk doel te bereiken.

In dit artikel bekijken we welke belangrijke professionele vaardigheden nodig zijn om een crowdfunding dreamteam samen te stellen, hoe je rollen en tijd verdeelt en wanneer het nuttig kan zijn om externe professionals in te huren.

Waarom het team belangrijk is voor succesvolle crowdfunding

Veel bedrijven benaderen crowdfunding met de gedachte dat het voldoende is om een campagne op een platform te plaatsen en te wachten tot er investeerders komen. In werkelijkheid is succes niet willekeurig en hangt het af van een goed geplande strategie en vooral van een team dat met toewijding en consistentie werkt, met een nauwgezette combinatie van strategische, creatieve en operationele vaardigheden.

Het eerste feit dat moet worden verworven en grondig moet worden begrepen is dat een crowdfundingcampagne een constante inzet vereist en niet kan worden beheerd als een bijbaan. Succesvolle campagnes vereisen toewijding en zorgvuldige planning, waarbij crowdfunding-gerelateerde activiteiten worden geïntegreerd in dedagelijkse bedrijfsroutine, die natuurlijk niet opzij kan worden gezet. Daarom is het essentieel om specifieke tijd en middelen toe te wijzen aan elke activiteit, zodat alle teamleden effectief kunnen coördineren om de impact van de campagne te maximaliseren. Als we het hebben over hoe lang het duurt om kapitaal op te halen met crowdfunding, hebben we het vooral over de voorbereidingstijd van de campagne: daar wordt het spel gespeeld en de teamorganisatie is het belangrijkste element in het optimaliseren van de strategie.

Een crowdfundingcampagne vereist elke dag uren werk om de communicatie te coördineren, te reageren op investeerders, inhoud te creëren en vervolgens alle KPI's en de voortgang van de fondsenwerving te bewaken. Als deze activiteiten niet zorgvuldig worden geïntegreerd in de routine van het bedrijf, is het risico op verwaarlozing van een van beide zeer groot, met directe gevolgen voor het eindresultaat van de campagne of het bedrijf.

Veel campagnes die hun doel niet halen, mislukken niet omdat het project oninteressant is, maar omdat het team niet genoeg tijd en energie heeft gestoken in fondsenwerving.

Professionals voor uw crowdfundingcampagne

Om het succes van een crowdfundingcampagne te garanderen, is het van cruciaal belang om over een gevarieerde set vaardigheden te beschikken die verschillende aspecten van het project in de verschillende fasen bestrijken. Hier zijn de belangrijkste professionele figuren die niet mogen ontbreken in een goed gestructureerd crowdfundingteam.

1. Projectmanager - De campagneleider

De projectmanager is het referentiepunt voor het hele team. Hij of zij coördineert activiteiten, houdt deadlines in de gaten en zorgt ervoor dat de strategie effectief wordt uitgevoerd. Hij/zij moet een overzicht hebben over het project en uitstekende organisatorische vaardigheden.

Hoofdtaken:

✔ Bepaal de doelstellingen en het operationele plan van de campagne

Rollen en verantwoordelijkheden aan het team toewijzen

✔ Vooruitgang bewaken en problemen oplossen

Taken plannen en deadlines bewaken.

Deze figuur moet ook bekend zijn met de dynamiek van crowdfunding en de crowdfundingplatforms en de kenmerken van het doelpubliek, om de campagne daarop af te stemmen.

2. Hoofd Marketing en Communicatie - De megafoon van de campagne

Een crowdfundingcampagne heeft zichtbaarheid nodig om investeerders aan te trekken en moet een direct en constant communicatiekanaal met hen opzetten. De marketingexpert ontwikkelt de promotiestrategie en kiest de meest effectieve kanalen om het publiek te bereiken.

Hoofdtaken:

✔ Creëer een effectieve communicatiestrategie voor crowdfunding.

✔ Beheren van sociale media en betaalde reclamecampagnes

Het coördineren van PR en samenwerkingen met beïnvloeders of industriële media

✔ Bewaak de betrokkenheid en conversiegegevens.

De rol van marketing- en communicatiemanager is vaak geen one-size-fits-all rol, maar een rol die verspreid is over verschillende functies: bijvoorbeeld een social media manager, een digitale adverteerder, een persdienst, een data-analist etc. Afhankelijk van de grootte van het bedrijf en het team kunnen sommige functies worden samengevoegd of afgesplitst.

3. Copywriter - De stem van de campagne

Elke crowdfundingcampagne heeft een boeiend verhaal en een overtuigende stem nodig om de aandacht van het publiek te trekken. De copywriter is verantwoordelijk voor het creëren van informatieve en overtuigende teksten voor de landingspagina, e-mails en sociale berichten.

Hoofdtaken:

✔ Beschrijf het project duidelijk en overtuigend op de verschillende kanalen

Bedrijfscommunicatie coherent maken

✔ Produceer constante updates om de aandacht van investeerders vast te houden

Teksten optimaliseren voor SEO en conversies.

4. Videomaker en grafisch ontwerper - Het beeld van de campagne

Presentatievideo's en afbeeldingen zijn belangrijke elementen om investeerders te boeien. Campagnes die veel visuele content gebruiken, hebben meer kans op shares en interacties, die van vitaal belang zijn om het bereik van de communicatie te vergroten. Een videomaker en een grafisch ontwerper werken eraan om de campagne visueel aantrekkelijk te maken.

Hoofdtaken:

✔ Maak de presentatievideo van de campagne en daaropvolgende promotievideo's (bijv. videoboodschappen van het bedrijfsteam)

✔ Maken van afbeeldingen, infographics en promotiemateriaal voor sociale media en nieuwsbrieven

✔ Zorg voor visuele samenhang tussen alle inhoud.

5. Community Manager en Investor Relations Manager - De brug met investeerders

Tijdens de campagne is het essentieel om een vertrouwensrelatie met investeerders op te bouwen. De Community Manager beheert sociale interacties en gebruikersvragen, terwijl de Investor Relations Manager de communicatie met belangrijke investeerders verzorgt.

Hoofdtaken:

✔ Reageren op vragen en opmerkingen van het publiek

De community betrekken met exclusieve inhoud, webinars en interactie-initiatieven

✔ Relaties met potentiële investeerders beheren, met name strategische investeerders.

Het marketinggedeelte van de crowdfundingcampagne moet worden aangevuld met sales-activiteiten: gebruikers die geïnteresseerd zijn in de investering moeten worden uitgenodigd om rechtstreeks een gesprek te boeken met het verkoopteam om de kans op conversie te vergroten.

6. Juridisch en financieel adviseur - De veiligheid van de campagne

Een crowdfundingcampagne, vooral een op aandelen gebaseerde campagne, moet voldoen aan nauwkeurige voorschriften. Een juridisch en financieel adviseur helpt bij het beheren van de bureaucratische, contractuele en fiscale kant van het project.

Hoofdtaken:

✔ Controleer of de campagne voldoet aan de wettelijke eisen

✔ Bepaal de structuur van het aanbod (beloningen, quota, rechten)

✔ Ondersteun het bedrijf bij het beheren van transacties en belastingen.

Zoals we al hebben vermeld, komt niet altijd elk van deze rollen overeen met één persoon in het team: sommige competenties zijn transversaal, andere kunnen in één figuur worden samengevat, weer andere kunnen worden uitbesteed.

In kleinere bedrijven worden bijvoorbeeld copywriters, videomakers en grafisch ontwerpers vaak samengevoegd in de enkele figuur van de content creator. De social media manager kan ook optreden als community manager, terwijl de projectmanager zich vaak ook bezighoudt met de relaties met strategische investeerders. Tot slot wordt juridisch advies vaak uitbesteed.

Elk team kan zijn eigen balans op een andere manier vinden, maar het is cruciaal dat de rollen duidelijk zijn, dat er geen overlappende (maar gedefinieerde samenwerking) en onbemande taken zijn, dat iedereen weet wie wat wanneer doet.

Hoe organiseer je een crowdfundingteam

Nu we hebben gezien wat de belangrijkste cijfers zijn, is het tijd om te begrijpen hoe we het werk effectief kunnen organiseren. Het beheren van een crowdfundingcampagne kan niet geïmproviseerd worden: het vereist een nauwkeurige planning om te integreren met de normale bedrijfsactiviteiten zonder chaos of werkoverbelasting te creëren.

1. Duidelijke doelstellingen en rollen definiëren

De eerste stap is om duidelijke verantwoordelijkheden toe te wijzen aan elk teamlid. Elke betrokkene moet precies weten wat zijn of haar taken zijn, zodat overlappingen of operationele hiaten worden voorkomen en een efficiënte workflow wordt bevorderd.

2. Toewijzing van de benodigde middelen en het budget

Het definiëren van een nauwkeurig budget voor elke fase van de campagne is onmisbaar om activiteiten realistisch en concreet te plannen en uit te voeren en impasses in het proces te voorkomen. Dit omvat marketingkosten, de productie van beloningen en eventuele kosten voor het platform.

Net zo belangrijk is de toewijzing van middelen: zorg ervoor dat er voldoende middelen zijn in termen van tijd en personeel voor elke fase van het crowdfundingproces.

3. Opstellen van een werkplan en activiteitenkalender

Detailleerd plan: Stel een werkplan op met alle campagnefasen, deadlines en belangrijkste activiteiten, van voorbereiding tot lancering.

Task Calendar: Gebruik tools zoals Google Calendar om een gedeelde kalender te maken waarop dagelijkse taken en deadlines kunnen worden gepland.

Elk lid van het team dat betrokken is bij de crowdfundingcampagne - niet noodzakelijkerwijs ALLE teamleden - moeten tijd vrijmaken in hun agenda om er tijd aan te besteden, om te voorkomen dat het in de tijdnood komt of tijd wegneemt van andere activiteiten. Het is ook nuttig om regelmatig afstemmingsvergaderingen te houden tussen deze mensen en meer sporadische vergaderingen met de rest van het team om iedereen op de hoogte te houden.

4. Tools voor werkbeheer gebruiken

Om activiteiten te coördineren en de voortgang bij te houden, is het essentieel om projectbeheertools te gebruiken. Hier zijn enkele voorbeelden van nuttige beheerplatforms:

• Trello / Asana / Airtable - Om activiteiten te organiseren, taken toe te wijzen en de voortgang te bewaken.
• Google Agenda - Voor het plannen van vergaderingen en het blokkeren van momenten die aan de campagne zijn gewijd.
• Google Analytics / Facebook Insights - Voor het analyseren van gegevens en het bewaken van de communicatieprestaties.
• Queue - Om documenten en informatie te delen, taken te verdelen, activiteiten te monitoren, een gemeenschappelijk prikbord te hebben met resultaten, voortgang, nieuws, historische gegevens.
• ...

Het gebruik van deze en andere tools maakt het mogelijk om op een meer gestructureerde en reactieve manier te werken en de strategie aan te passen op basis van de verkregen resultaten.

5. Het onderhouden van constante communicatie in het team

Een crowdfundingcampagne is een dynamisch project, waar plotselinge veranderingen kunnen optreden en waar coördinatie cruciaal is om fouten te voorkomen. Daarom is het cruciaal dat het team intern effectief communiceert. Enkele tips:

• Maak een werkgroep aan op Slack of andere chatsoftware voor snelle communicatie.
• Organiseer een dagelijkse of wekelijkse controle om het team af te stemmen op de ontwikkelingen van de campagne.
• Regelmatig voortgangsrapporten uitwisselen om te beoordelen wat werkt en wat moet worden verbeterd.

6. De resultaten monitoren en de strategie aanpassen

Het regelmatig controleren van resultaten en het aanpassen van strategieën op basis van de feedback van supporters en geanalyseerde gegevens is cruciaal om volledige controle over de campagne te hebben.

We hebben een artikel gewijd aan de KPI's die moeten worden gemonitord om de prestaties van de campagne te evalueren, voor, tijdens en na de campagne.

Als de resultaten niet zijn zoals verwacht, moet men bereid zijn om het actieplan aan te passen, de communicatie te intensiveren of de aanpak te veranderen: flexibiliteit is het sleutelwoord.

Intern vs. extern team voor crowdfunding

Een van de belangrijkste beslissingen bij de voorbereiding van een crowdfundingcampagne is de keuze om alles intern te regelen of te vertrouwen op externe professionals. Beide opties hebben voor- en nadelen, en de keuze hangt af van de beschikbare middelen, het ervaringsniveau van het team en de doelstellingen van de campagne.

De voordelen van een intern team

De campagne beheren met interne middelen kan in veel opzichten een voordelige keuze zijn:

• Diepgaande kennis van het project - Het interne team kent het te financieren product of de te financieren dienst en de doelgroep van het bedrijf beter dan wie dan ook.
• Meer controle - Alle processen blijven onder de directe coördinatie van het bedrijf.
• Lagere kosten - U hoeft niet te investeren in extern advies.

Er is echter een groot risico: het onderschatten van de tijd en expertise die nodig is om een crowdfundingcampagne te beheren. Als het interne team geen ervaring heeft met crowdfunding of er niet genoeg tijd aan kan besteden, kunnen ze strategische fouten maken die het succes van de fondsenwerving in gevaar brengen.

Voordelen van het vertrouwen op externe professionals

• Gespecialiseerde ervaring: Professionals met bewezen ervaring in crowdfunding kunnen het bedrijf door de complexiteit van de campagne loodsen en de planning van gerichte activiteiten en de identificatie van zwakke en sterke punten vergemakkelijken.
• Toegang tot nieuwe strategieën en technologieën: crowdfundingprofessionals zijn op de hoogte van de nieuwste marketingtrends en -technieken en de handigste software voor het implementeren en beheren van activiteiten, en bieden innovatieve benaderingen die de zichtbaarheid en prestaties van campagnes kunnen verbeteren.
• Tijdoptimalisatie: Door sleuteltaken toe te vertrouwen aan experts kan het interne team zich richten op andere strategische gebieden van het bedrijf en geen tijd verspillen aan nutteloze of inefficiënte activiteiten.
• Netwerken: Bureaus en externe adviseurs hebben vaak toegang tot een netwerk van contacten dat nuttig kan zijn bij het vergroten van het bereik van de campagne.

Nadelen van het vertrouwen op externe professionals

• Extra kosten: Het inhuren van externe professionals brengt kosten met zich mee die het beschikbare budget voor andere activiteiten kunnen verminderen.
• Verlies van controle: Het delegeren van campagnebeheer aan derden kan leiden tot een gebrek aan consistentie met de visie en waarden van het bedrijf.
• Moeilijke communicatie: Er kunnen communicatieproblemen ontstaan tussen het interne team en externe professionals, met het risico op misverstanden of gebrek aan afstemming.

De beste oplossing is vaak eenhybride configuratie van het crowdfundingteam. Een voorbeeld:

• Het interne team kan zorgen voor de strategische visie, het projectmanagement en de relaties met investeerders.
• Externe professionals kunnen ondersteuning bieden op meer technische gebieden, zoals contentcreatie, marketingstrategie of PR-management.

Deze combinatie maakt het mogelijk om de controle over het project te behouden, waardoor de tweede en derde hierboven genoemde nadelen worden vermeden. Bijkomende kosten zijn geen element dat kan worden geëlimineerd, maar moeten worden opgenomen in de begroting voor de campagne met dien verstande dat ze een hefboom vormen om de kosten op andere gebieden te optimaliseren en betere resultaten te behalen in termen van uiteindelijke kapitaalwerving.

Bedrijven die besluiten om externe professionals in te schakelen, kunnen verschillende opties overwegen:

• Marketing- en communicatiebureaus gespecialiseerd in crowdfunding: Deze bureaus bieden uitgebreide diensten, van campagneplanning tot social media management en contentcreatie.
• Financial and risk management consultants: Professionals die kunnen helpen bij het structureren van waardeproposities en het beheren van de financiële risico's van de campagne.
• Sociale media- en contentmarketingexperts: Deze figuren richten zich alleen op het creëren van communicatiestrategieën en gerichte reclamecampagnes op de verschillende sociale kanalen.

Het is belangrijk om de werkelijke competentie van de gekozen professionals op het specifieke gebied van crowdfunding te verifiëren: een specialisatie op het algemene gebied van marketing of financieel advies is mogelijk niet voldoende.