Casestudy: hoe we inschrijvingen en communicatie voor Forever Bamboo webinars effectief beheerden dankzij marketingautomatisering

Het Turbo Crowd team zorgde voor het beheer van de workshopregistraties en de communicatie na de registratie voor Forever Bamboo. 

Specifiek hield het verzoek van Forever Bambù in het ontwikkelen van een systeem om gebruikers zich te laten registreren voor workshops op verschillende data en hen een reeks e-mails en WhatsApp-berichten te sturen op verschillende tijdstippen (voor en na het bijwonen van de workshop), gebaseerd op specifieke voorwaarden.

De uitdaging

Voor Turbo Crowd leverde de activiteit de volgende kritieke punten op:

• de grote hoeveelheid gegevens van leden die moet worden beheerd;
• de aanwezigheid van numerieke variabelen om gegevens te kanaliseren en communicatiestromen vorm te geven;
• de noodzaak om de tools die de klant al gebruikt te gebruiken en ze effectief met elkaar te laten praten.

Een van de grootste problemen met betrekking tot het verzoek van de klant was dat er verschillende data voor de workshops waren en dat de bijeenkomsten voor verschillende doelgroepen waren bedoeld. Het was daarom niet eenvoudigweg een kwestie van alle geïnteresseerde gebruikers zich laten registreren voor één webinar, maar van het beheren en verdelen van de registraties over meerdere (en per doelgroep verschillende) evenementen.

Een andere complicatie betrof de beperkingen die werden bepaald door de GDPR-toestemmingen die (al dan niet) door gebruikers konden worden gegeven tijdens de registratie. Bij het invullen van het registratieformulier voor de workshop (fig. 1) had de gebruiker de mogelijkheid om drie verschillende vakjes aan te vinken: afhankelijk van het aantal aangevinkte vakjes veranderde het type communicatie dat naar gebruikers kon worden verzonden.

De oplossing

Uitgevoerde activiteiten en gebruikte hulpmiddelen

• Creatie van drie gevarieerde landingspagina's voor elk doel met WordPress/Elementor
• Eenuser-differentiated e-mail automation system opzetten met ActiveCampaign
• Verzenden WhatsApp-berichten met Ultra MSG
• De verschillende instrumenten met elkaar verbinden met Make

NB: Er werd besloten om deze specifieke tools te gebruiken omdat deze al in gebruik waren bij Forever Bamboo. De noodzaak om deze tools te gebruiken beïnvloedde de manier waarop Turbo Crowd reageerde op het verzoek van de klant. De gepresenteerde oplossing is daarom niet de enige mogelijke oplossing, maar de oplossing die op basis van deze uitgangspunten het meest effectief bleek te zijn.

Laten we de verschillende stappen in detail bekijken.

Landingspagina en registratieformulier

Allereerst maakte het Turbo Crowd teamdedicated landing pages met WordPress, d.w.z. webpagina's die speciaal zijn ontworpen om je in te schrijven voor workshops.

Er werden in totaal drie landingspagina's gemaakt, één voor elke doelgroepcategorie (bedrijven, adviseurs en promotors).

Binnen elke landing waren

• van informatie over de workshop en de figuur van de Carbon Manager;
• eenformulier dat moest worden ingevuld om je in te schrijven voor de workshop (een voorwaarde voor deelname), waarop de gebruiker zijn naam, achternaam, e-mailadres en telefoonnummer moest invullen en moest kiezen welke toestemmingen hij wilde geven.

Gebruikers kunnen via verschillende routes op de landingspagina terechtkomen (social adv, doorverwijsactiviteitenenz.), afhankelijk van de groep waartoe ze behoren. Hier onderzoeken we echter niet de activiteiten die worden uitgevoerd om gebruikers naar de aanmeldingspagina te brengen, maar houden we ons uitsluitend bezig met het marketingautomatiseringsproces na aanmelding.

E-mail automatisering

Eenmaal geland op de landing, moest de gebruiker op specifiek verzoek van de klant de optie krijgen om zich alleen in te schrijven voor het webinar dat het dichtst in de buurt kwam, zonder zelfs maar de mogelijkheid te hebben om latere data te zien.

Het Turbo Crowd team heeft daarom een systeem dat, op basis van het tijdstip waarop het formulier werd ingevuld (datum en tijd), de gebruiker automatisch zou toewijzen aan de juiste wokshop (degene die in feite het dichtst bij de tijd ligt).

Het systeem werkte als volgt:

1. De gebruiker vulde het formulier in en koos welke toestemmingen hij wilde geven;
2. De gegevens werden overgedragen aan ActiveCampaign (via Make);
3. Gebruikers werden in verschillende marketingautomatiseringspaden geleid (fig.3) op basis van twee parameters: de datum van voltooiing en de verstrekte GDPR-toestemmingen.

Parameter 1: datum waarop het formulier is ingevuld

Afhankelijk van de datum en het tijdstip van compilatie, werd de gebruiker toegewezen aan een ander webinar (het webinar dat het dichtst bij lag in chronologische volgorde) en kon daarom alleen berichten ontvangen die betrekking hadden op die specifieke datum.

Parameter 2: GDPR-toestemmingen

Zoals we hierboven hebben gezien, had de gebruiker tijdens de registratie de mogelijkheid om al dan niet drie soorten toestemming te geven:

• aanvaarding van het privacybeleid (verplicht);

• toestemming om persoonlijke gegevens te verwerken (optioneel);
• toestemming om de gegevens te gebruiken voor marketingdoeleinden (optioneel). 

Afhankelijk van het aantal gegeven toestemmingen werden verschillende scenario's gecreëerd.

Scenario 1: de gebruiker heeft alleen het eerste vakje aangevinkt

Deelnemers die tijdens de registratie alleen het eerste vakje hadden aangevinkt, ontvingen één e-mail ter bevestiging van hun registratie, met daarin de datum van het webinar en de link om deel te nemen. 

Dankzij het gebruik van dynamische velden (afb. 5) werden de datum en de link voor deelname automatisch gedifferentieerd op basis van de workshop waarvoor de ontvanger zich had ingeschreven, zonder dat er meerdere e-mails voor verschillende evenementen hoefden te worden gemaakt.

Scenario 2: de gebruiker heeft ook het tweede en derde vakje aangevinkt

Deelnemers die tijdens de registratie alle drie de vakjes hadden aangevinkt en daarmee toestemming gaven voor de verwerking en het gebruik van hun persoonlijke gegevens voor marketingdoeleinden, ontvingen naast de eerste bevestigingsmail een reeks berichten op WhatsApp.

WhatsApp-berichten

De laatste stap van het door Turbo Crowd opgezette systeem bestond uit het versturen van WhatsApp-berichten naar bepaalde categorieën gebruikers (degenen die, zoals eerder uitgelegd, alle drie de GDPR-vakjes hadden aangevinkt).

Er werden drie soorten berichten verstuurd op drie verschillende tijdstippen:

• 1e bericht (onmiddellijk na het invullen van het formulier): bevestiging van de webinarregistratie en verzending van de link om deel te nemen;
• 2e bericht (aan het begin van het webinar): melding dat het webinar is begonnen en verzending van de link om deel te nemen;
• 3e bericht (2 uur na het webinar, ALLEEN voor degenen die ook het derde vakje hadden aangevinkt): toezending van een kortingscode die geldig is binnen de komende 48 uur om je in te schrijven voor de cursus.

De tool voor het verzenden van de berichten was Ultra MSG. Vervolgens moesten de gegevens worden overgedragen van ActiveCampaign naar dit programma: een taak die altijd werd uitgevoerd via Make (fig. 6).

De resultaten

Dankzij de activiteiten van Turbo Crowd kon Forever Bambù de volgende resultaten behalen:

• Grote deelname: gemiddeld 47% van de gebruikers die zich hadden geregistreerd door het formulier in te vullen, woonden de workshops bij;

• Effectieve e-mails: herinneringse-mails registreerden consistent een open rate van meer dan 41%, met een piek van 59% voor de eerste verzonden e-mail;
• Berichten ontvangen: 597 WhatsApp-berichten zijn succesvol verzonden.

Conclusie

Turbo Crowd was een belangrijke factor in het succes van de 'Carbon Manager' workshops van Forever Bamboo. Dankzij het efficiënte beheer van de registraties en de communicatie na de registratie was het bedrijf in staat om een grote opkomst op zijn evenementen te realiseren. 

De belangrijkste sterke punten van de oplossing van Turbo Crowd waren:

• Het effectieve gebruik van de tools van het bedrijf - WordPress, ActiveCampaign en Ultra MSG - en hun integratie via Make;
• De automatisering van processen, die het mogelijk maakte om obstakels te overwinnen die te maken hadden met de aanwezigheid van talloze variabelen en omstandigheden.