Étude de cas : comment nous avons géré efficacement les inscriptions et les communications pour les webinaires de Forever Bamboo grâce à l'automatisation du marketing

L'équipe de Turbo Crowd s'est chargée de la gestion des inscriptions aux ateliers et des communications post-inscription pour Forever Bamboo. 

Plus précisément, la demande de Forever Bamboo concernait le développement d'un système permettant aux utilisateurs de s'inscrire à des ateliers à différentes dates et de leur envoyer une série d'e-mails et de messages WhatsApp à différents moments (avant et après avoir participé à l'atelier), sur la base de conditions spécifiques.

Le défi

Pour Turbo Crowd, l'activité a présenté les problèmes critiques suivants :

• la grande quantité de données des membres à gérer ;
• la présence de nombreuses variables permettant de canaliser les données et de façonner les flux de communication ;
• la nécessité d'utiliser les outils déjà utilisés par le client et de les faire dialoguer efficacement.

En particulier, l'une des principales difficultés liées à la demande du client était qu'il y avait différentes dates pour les ateliers et que les réunions étaient destinées à des publics différents. Il ne s'agissait donc pas simplement de faire en sorte que tous les utilisateurs intéressés s'inscrivent à un seul webinaire, mais de gérer et de répartir les inscriptions sur plusieurs événements (différenciés en fonction du public cible).

Une autre complication concernait les contraintes déterminées par lesconsentements GDPR qui pouvaient être fournis (ou non) par les utilisateurs lors de l'inscription. En effet, en remplissant le formulaire d'inscription à l'atelier (fig. 1), l'utilisateur avait la possibilité de cocher trois cases différentes : en fonction du nombre de cases cochées, le type de communications pouvant être envoyées aux utilisateurs changeait.

La solution

Activités réalisées et outils utilisés

• Création de trois pages d'atterrissage diversifiées pour chaque cible avec WordPress/Elementor
• Mise en place d'unsystème d'automatisation des emails différencié par utilisateur avec ActiveCampaign
• Envoi Messages WhatsApp avec Ultra MSG
• Connecter les différents instruments entre eux avec Make

NB : Il a été décidé d'utiliser ces outils spécifiques car ils étaient déjà utilisés par Forever Bamboo. La nécessité d'utiliser ces outils a influencé la manière dont Turbo Crowd a répondu à la demande du client. La solution présentée n'est donc pas la seule possible, mais celle qui s'est avérée la plus efficace sur base de ces prémisses.

Voyons les différentes étapes en détail.

Page d'atterrissage et formulaire d'inscription

Tout d'abord, l'équipe de Turbo Crowd a créé despages d'atterrissage dédiées avec WordPress, c'est-à-dire des pages web spécialement conçues pour s'inscrire aux ateliers.

Au total, trois pages d'atterrissage ont été créées, une pour chaque catégorie de public (entreprises, consultants et promoteurs).

A l'intérieur de chaque palier se trouvaient

• des informations sur l'atelier et la figure du Carbon Manager ;
• unformulaire à remplir pour s'inscrire à l'atelier (condition préalable à la participation), dans lequel l'utilisateur devait indiquer ses nom, prénom, adresse électronique et numéro de téléphone, et choisir les consentements à fournir.

<Les utilisateurs peuvent arriver sur la page d'atterrissage par différentes voies (conseil social, activités de référence, etc. Toutefois, nous n'examinons pas ici les activités menées pour amener les utilisateurs à la page d'inscription, mais nous traitons exclusivement du processus d'automatisation du marketing après l'inscription. .

Automatisation des courriels

Une fois arrivé sur le site, à la demande expresse du client, l'utilisateur devait avoir la possibilité de s'inscrire uniquement au webinaire le plus proche dans le temps, sans même pouvoir voir les dates ultérieures.

L'équipe de Turbo Crowd a donc créé un système qui, sur la base de l'heure à laquelle le formulaire a été rempli (date et heure), assignerait automatiquement l'utilisateur à l'atelier approprié (le plus proche dans le temps).

Le système fonctionne de la manière suivante :

1. L'utilisateur remplit le formulaire et choisit les consentements à fournir ;
2. Ses données ont été transférées à ActiveCampaign (via Make) ;
3. Les utilisateurs ont été orientés vers différentes voies d'automatisation du marketing (fig.3) en fonction de deux paramètres : la date d'achèvement et les consentements GDPR fournis.

Paramètre 1 : date à laquelle le formulaire a été rempli

En fonction de la date et de l'heure de la compilation, l'utilisateur était assigné à un webinaire différent (le plus proche dans l'ordre chronologique) et ne pouvait donc recevoir que des communications relatives à cette date spécifique.

Paramètre 2 : Consentements GDPR

Comme nous l'avons vu plus haut, lors de l'enregistrement, l'utilisateur avait la possibilité de fournir ou non trois types de consentement :

• l'acceptation de la politique de confidentialité (obligatoire) ;

• l'autorisation de traiter les données à caractère personnel (facultatif) ;
• l'autorisation d'utiliser les données à des fins de marketing (facultatif). 

En fonction du nombre de consentements donnés, différents scénarios ont été créés.

Scénario 1 : l'utilisateur n'a coché que la première case

Les participants qui n'avaient coché que la première case lors de l'inscription ont reçu un seul courriel confirmant leur inscription, indiquant la date du webinaire et le lien pour y participer. 

Grâce à l'utilisation de champs dynamiques (fig. 5), la date et le lien de participation ont été automatiquement différenciés en fonction de l'atelier auquel le destinataire était inscrit, sans qu'il soit nécessaire de créer plusieurs courriels pour différents événements.

Scénario 2 : l'utilisateur a également coché les deuxième et troisième cases

Les participants qui avaient coché les trois cases lors de l'inscription, donnant ainsi leur accord pour que leurs données personnelles soient traitées et utilisées à des fins de marketing, ont reçu, en plus du premier courriel de confirmation, une série de messages sur WhatsApp.

Messages WhatsApp

La dernière étape du système mis en place par Turbo Crowd consistait à envoyer des messages WhatsApp à certaines catégories d'utilisateurs (ceux qui, comme expliqué précédemment, avaient coché les trois cases du GDPR).

Plus précisément, trois types de messages ont été envoyés à trois moments différents :

• 1er message (immédiatement après avoir rempli le formulaire) : confirmation de l'inscription au webinaire et envoi du lien pour y participer ;
• 2ème message (au début du webinaire) : annonce du début du webinaire et envoi du lien pour y participer ;
• <Troisième message (2 heures après le webinaire, UNIQUEMENT pour les personnes ayant coché la troisième case) : envoi d'un code de réduction valable dans les 48 heures pour s'inscrire à la formation.

L'outil à utiliser pour l'envoi des messages était Ultra MSG. Il fallait ensuite transférer les données d'ActiveCampaign vers ce dernier : une tâche qui s'effectuait toujours via Make (fig. 6).

Les résultats

Les activités mises en œuvre par Turbo Crowd ont permis à Forever Bambù d'atteindre les résultats suivants :

• Grande participation : en moyenne, 47% des utilisateurs qui s'étaient inscrits en remplissant le formulaire ont participé aux ateliers ;

• E-mails efficaces : les e-mails de rappel ont constamment enregistré un taux d'ouverture de plus de 41%, avec un pic de 59% pour le premier e-mail envoyé ;
• Recevoir des messages: 597 messages WhatsApp ont été envoyés avec succès.

Conclusion

Turbo Crowd a été un facteur clé du succès des ateliers "Carbon Manager" de Forever Bamboo. Grâce à la gestion efficace des inscriptions et à la communication post-inscription, l'entreprise a pu attirer un grand nombre de participants à ses événements. 

Les principaux points forts de la solution de Turbo Crowd sont les suivants :

• L'utilisation efficace des outils fournis par la société - WordPress, ActiveCampaign et Ultra MSG - et leur intégration par Make ;
• L'automatisation des processus, qui a permis de surmonter les obstacles liés à la présence de nombreuses variables et conditions.