Caso studio: come abbiamo gestito efficacemente iscrizioni e comunicazioni per i webinar di Forever Bambù grazie alla marketing automation

Forever Bambù è una realtà italiana che dal 2014 recupera terreni abbandonati per trasformarli in foreste di bambù gigante, una pianta che presenta numerosi benefici per l’ambiente. Oltre alla coltivazione del bambù, l’azienda ha sviluppato nel corso degli anni una serie di progetti legati alla sostenibilità. Tra questi c’è il corso di formazione per diventare Carbon Manager, una figura professionale nuova e sempre più ricercata, che si occupa di accompagnare le aziende nel percorso di transizione green.

Turbo Crowd per Forever Bambù: la richiesta del cliente

Per presentare e promuovere il suo corso “Carbon Manager”, Forever Bambù ha deciso di organizzare una serie di Live workshop (webinar) su Zoom, differenziandoli in base ai tre diversi pubblici – aziende, professionisti e promoter –,  con l’obiettivo di convertire i partecipanti in iscritti.

Il team di Turbo Crowd si è occupato per Forever Bambù della gestione delle iscrizioni ai workshop e dell’invio delle comunicazioni post-iscrizione. 

Nello specifico, la richiesta di Forever Bambù prevedeva l’elaborazione di un sistema per far iscrivere gli utenti ai workshop in diverse date e inviare loro una serie di email e messaggi WhatsApp in momenti diversi (prima e dopo la partecipazione al workshop), in base a specifiche condizioni.

La sfida

L’attività presentava per Turbo Crowd le seguenti criticità:

• l’ampia mole di dati degli iscritti da gestire;
• la presenza di numerose variabili in base alle quali incanalare i dati e modellare i flussi di comunicazione;
• la necessità di utilizzare gli strumenti già in uso dal cliente e di farli parlare efficacemente tra loro.

In particolare, una delle maggiori difficoltà legate alla richiesta del cliente risiedeva nella presenza di diverse date per i workshop e nel fatto che gli incontri fossero dedicati a diverse tipologie di pubblico. Non si trattava quindi, semplicemente, di far iscrivere tutti gli utenti interessati a un unico webinar, ma di gestire e suddividere le iscrizioni su eventi multipli (e differenziati in base al target).

Un’altra complicazione riguardava i vincoli determinati dai consensi GDPR che potevano essere forniti (o meno) dagli utenti in fase di registrazione. Infatti, al momento della compilazione del form di iscrizione al workshop (fig. 1), l’utente aveva la possibilità di spuntare tre diverse caselle: in base al numero di caselle spuntate, cambiava la tipologia di comunicazioni che era possibile inviare agli utenti.

La soluzione

Attività realizzate e strumenti utilizzati:

• Creazione di tre landing page diversificate per ogni target con WordPress/Elementor
• Impostazione di un sistema di email automation diversificato in base agli utenti con ActiveCampaign
• Invio di messaggi WhatsApp con Ultra MSG
• Connessione dei vari strumenti tra loro con Make

NB: Si è scelto di utilizzare questi specifici strumenti in quanto erano quelli già in uso da Forever Bambù. La necessità di utilizzare tali strumenti ha influenzato le modalità con cui Turbo Crowd ha risposto alla richiesta del cliente. Quella presentata non è, quindi, l’unica soluzione possibile, ma quella che si è rivelata più efficace in base a queste premesse.

Vediamo nel dettaglio i diversi passaggi.

Landing page e form di registrazione

Per prima cosa, il team di Turbo Crowd ha creato con WordPress delle landing page dedicate, ovvero delle pagine web realizzate appositamente per effettuare l’iscrizione ai workshop.

Sono state realizzate in totale tre landing page, una per ogni categoria di pubblico (aziende, consulenti e promoter).

All’interno di ogni landing erano presenti:

• delle informazioni relative al workshop e alla figura del Carbon Manager;
• un form da compilare per registrarsi al workshop (condizione imprescindibile per poter partecipare), che richiedeva all’utente l’inserimento di nome, cognome, email e numero di telefono e la scelta dei consensi da fornire.

Gli utenti potevano arrivare sulla landing page da diverse strade (adv sui social, attività di referral, ecc.), in base al gruppo di appartenenza. In questa sede, tuttavia, non prendiamo in esame le attività realizzate per portare gli utenti sulla pagina di iscrizione, ma ci occupiamo esclusivamente del processo di marketing automation post-iscrizione.

Email automation

Una volta atterrato sulla landing, su specifica richiesta del cliente, l’utente doveva avere la possibilità di registrarsi esclusivamente al webinar temporalmente più vicino, senza poter nemmeno vedere eventuali date successive.

Il team di Turbo Crowd ha quindi creato un sistema che, in base al momento di compilazione del form (data e ora), permettesse di assegnare automaticamente l’utente al wokshop corretto (quello, appunto, più vicino nel tempo).

Il sistema funzionava in questo modo:

1. L’utente compilava il form e sceglieva quali consensi fornire;
2. I suoi dati venivano trasferiti su ActiveCampaign (tramite Make);
3. Gli utenti venivano incanalati in diversi percorsi di marketing automation (fig.3) in base a due parametri: la data di compilazione e i consensi GDPR forniti.

Parametro 1: data di compilazione del form

A seconda della data e ora di compilazione, l’utente veniva assegnato a un diverso webinar (quello più vicino in ordine temporale) e poteva dunque ricevere esclusivamente le comunicazioni relative a quella specifica data.

Parametro 2: consensi GDPR

Come abbiamo visto sopra, in fase di registrazione l’utente aveva la possibilità di fornire o meno tre tipi di consensi:

• l’accettazione dell’informativa sulla Privacy (obbligatoria);

• l’autorizzazione al trattamento dei dati personali (facoltativa);
• l’autorizzazione all’utilizzo dei dati per finalità di marketing (facoltativa). 

A seconda del numero di consensi forniti, si creavano differenti scenari.

Scenario 1: l’utente ha spuntato solo la prima casella

I partecipanti che in fase di registrazione avevano spuntato solo la prima casella, hanno ricevuto una sola email con la conferma dell’iscrizione, l’indicazione della data del webinar e il link per partecipare. 

Grazie all’utilizzo di campi dinamici (fig. 5), la data e il link di partecipazione venivano automaticamente diversificati in base al workshop a cui era iscritto il destinatario, senza bisogno di creare più email per i diversi eventi.

Scenario 2: l’utente ha spuntato anche la seconda e terza casella

I partecipanti che in fase di registrazione avevano spuntato tutte e tre le caselle, fornendo dunque il proprio consenso al trattamento dei propri dati personali e al loro utilizzo per finalità di marketing, hanno ricevuto, oltre alla prima email di conferma, anche una serie di messaggi su WhatsApp.

Messaggi WhatsApp

L’ultimo step del sistema messo in piedi da Turbo Crowd prevedeva l’invio di messaggi WhatsApp ad alcune categorie di utenti (quelli che, come spiegato prima, avevano spuntato tutte e tre le caselle GDPR).

Nello specifico, sono stati inviati tre tipi di messaggi in tre diversi momenti:

• 1° messaggio (subito dopo la compilazione del form): conferma di iscrizione al webinar e invio link per partecipare;
• 2° messaggio (all’inizio webinar): avviso che il webinar è iniziato e invio del link per partecipare;
• 3° messaggio (2 ore dopo il webinar, SOLO per chi aveva spuntato anche  la terza casella): invio di un codice sconto valido nelle successive 48 ore per iscriversi al corso.

Lo strumento da utilizzare per l’invio dei messaggi era Ultra MSG. Bisognava quindi trasferire i dati da ActiveCampaign a quest’ultimo: un compito che è stato svolto sempre tramite Make (fig. 6).

I risultati

Le attività realizzate da Turbo Crowd hanno permesso a Forever Bambù di raggiungere i seguenti risultati:

• Ampia partecipazione: il media, il 47% degli utenti che si erano registrati compilando il form hanno partecipato ai workshop;

• Email efficaci: le email di reminder hanno registrato un open rate sempre superiore al 41%, con un picco del 59% per la prima email inviata;
• Ricezione messaggi: sono stati inviati con successo 597 messaggi WhatsApp.

Conclusione

L’intervento di Turbo Crowd ha rappresentato un fattore determinante per il successo dei workshop “Carbon Manager” di Forever Bambù. Grazie alla gestione efficiente delle iscrizioni e delle comunicazioni post-registrazione, l’azienda è riuscita a raggiungere un’ampia partecipazione ai suoi eventi. 

I principali punti di forza della soluzione di Turbo Crowd sono stati:

• L’utilizzo efficace degli strumenti forniti dall’azienda – WordPress, ActiveCampaign e Ultra MSG – e la loro integrazione attraverso Make;
• L’automatizzazione dei processi, che ha permesso di superare gli ostacoli legati alla presenza di numerose variabili e condizioni.